Accord de traitement des données personnelles

Version applicable à compter du 7 septembre 2026.

Le présent accord de traitement des données (« Accord ») fait partie du contrat conclu entre le Client professionnel (« Responsable du traitement » ou « Client ») et Kolab Technologies, établie 190 rue Jules Bertaut 97430 Le Tampon La Réunion, France (« Sous-traitant »). Il s'applique lorsque DEKROSH traite des données personnelles pour le compte du Client. Il complète les CGV/CGU et prévaut sur celles-ci pour les seules questions de protection des données.

1. Objet, durée, nature et finalités

Le Client confie à Kolab Technologies, pour la durée du contrat et des opérations de réversibilité ou de suppression qui suivent, les traitements nécessaires à la fourniture, la sécurisation, la maintenance et l'assistance du service DEKROSH.

Selon les fonctions activées, les opérations peuvent comprendre la collecte, la réception, l'hébergement, l'organisation, la consultation, le routage, la transmission, la transcription, la synthèse, l'analyse, la sauvegarde, l'export et la suppression de données liées à la téléphonie, aux messages, aux contacts et aux utilisateurs. Les finalités sont exclusivement celles choisies et documentées par le Client dans le service, le devis, la configuration ou une instruction écrite licite.

2. Personnes et données concernées

Les personnes concernées peuvent être les utilisateurs et salariés du Client, appelants et appelés, prospects, clients, fournisseurs, candidats, patients ou toute autre personne dont le Client décide de traiter les données au moyen du service.

Les données peuvent comprendre l'identité et les coordonnées, numéros de téléphone, données de compte et d'habilitation, métadonnées d'appels et de messages, voix et enregistrements lorsque ceux-ci sont licitement activés, transcriptions, contenus librement communiqués, notes, qualifications, analyses, journaux techniques et données de facturation. Des catégories particulières de données, notamment de santé, ne peuvent être traitées que si le Client les a expressément identifiées, dispose d'une base légale appropriée et a validé les garanties réglementaires et contractuelles nécessaires.

3. Instructions documentées

Kolab Technologies ne traite les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts internationaux, sauf obligation du droit de l'Union ou du droit français. Le contrat, les réglages appliqués par les utilisateurs habilités, les appels API authentifiés et les demandes écrites du Client constituent des instructions documentées.

Si Kolab Technologies estime qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable, il en informe le Client et peut suspendre son exécution jusqu'à clarification ou mise en conformité. Le Client demeure responsable de la licéité des finalités, de la base légale, de l'information des personnes, des durées demandées et des données confiées.

4. Confidentialité et personnel

Kolab Technologies veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à respecter la confidentialité, reçoivent des instructions adaptées et n'accèdent qu'aux informations nécessaires à leurs missions.

5. Sécurité

Kolab Technologies met en œuvre des mesures adaptées au risque, comprenant selon les composants concernés : chiffrement TLS des communications, chiffrement des secrets au repos, authentification renforcée des accès sensibles, contrôle d'accès par rôle et moindre privilège, isolation logique des organisations, réseau privé pour l'administration téléphonique, journalisation des actions sensibles, sauvegardes protégées à rotation limitée, gestion des mises à jour et vulnérabilités, procédures de restauration et réponse aux incidents.

Le Client protège ses identifiants, configure des habilitations proportionnées, maintient ses terminaux et réseaux, et n'active un traitement sensible qu'après avoir satisfait aux conditions légales et organisationnelles propres à son activité.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs nécessaires au service. La liste actuelle figure dans la politique de confidentialité et comprend, selon les options utilisées, OVHcloud, ElevenLabs, Stripe Payments Europe, Brevo, Meta Platforms, OVH Télécom, HubSpot et Pipedrive.

Kolab Technologies informe le Client de tout projet d'ajout ou de remplacement susceptible d'affecter ses données avant le début du nouveau traitement, afin de lui permettre de présenter une objection motivée. Kolab Technologies impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent Accord et demeure responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations.

7. Transferts internationaux

Les transferts hors de l'Espace économique européen ne sont réalisés que sur instruction ou lorsque le service choisi les implique, avec un mécanisme valable au titre du chapitre V du RGPD : décision d'adéquation, clauses contractuelles types et, lorsque nécessaire, analyse du transfert et mesures complémentaires. Les informations disponibles sur ces garanties sont communiquées au Client sur demande.

8. Droits des personnes

Compte tenu de la nature du traitement, Kolab Technologies aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Lorsqu'une demande concernant un traitement pour compte est reçue directement, Kolab Technologies la transmet au Client sans y répondre sur le fond, sauf instruction ou obligation légale contraire.

9. Analyses d'impact et consultations

Kolab Technologies fournit au Client les informations disponibles raisonnablement nécessaires à ses analyses d'impact et consultations préalables. Le Client reste responsable de déterminer si une analyse d'impact est obligatoire, notamment en présence de surveillance systématique, d'évaluation de salariés, de données sensibles à grande échelle ou de décisions produisant des effets significatifs.

10. Violations de données

Kolab Technologies notifie au Client toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. La notification contient, à mesure que les informations deviennent disponibles, la nature de l'incident, les catégories de personnes et données concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et un point de contact. Le Client décide des notifications à la CNIL et aux personnes lorsqu'il agit comme responsable du traitement.

11. Sort des données

À la fin des prestations, au choix du Client et sous réserve des obligations légales, Kolab Technologies restitue les données disponibles dans les formats d'export proposés puis supprime les copies restantes, ou les supprime directement. Les copies présentes dans des sauvegardes sécurisées sont isolées de l'usage courant et éliminées à l'expiration de leur cycle de rotation. Les données que Kolab Technologies doit conserver comme responsable autonome, notamment les factures et preuves contractuelles, ne sont pas concernées par cette suppression.

12. Informations et audits

Kolab Technologies met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent Accord. Le Client peut, au plus une fois par an sauf incident ou demande d'une autorité, demander un audit documentaire ou un audit sur place réalisé pendant les heures ouvrées, avec un préavis raisonnable, par un auditeur indépendant soumis à confidentialité. L'audit ne doit pas compromettre la sécurité ou les données d'autres clients. Les frais raisonnables d'un audit spécifique demandé par le Client peuvent lui être facturés, sauf non-conformité substantielle imputable à Kolab Technologies.

13. Registre et coopération

Kolab Technologies tient le registre requis des catégories d'activités de traitement réalisées pour compte et coopère avec la CNIL dans la limite de ses obligations. Chaque partie communique les coordonnées de son interlocuteur protection des données sur demande.

14. Acceptation et preuve

Le présent Accord est accepté avec les CGV/CGU lors de la souscription en ligne, de la signature d'un devis ou de tout autre document contractuel qui y renvoie. DEKROSH conserve une preuve horodatée de la version présentée et acceptée. Toute instruction particulière doit être convenue par écrit.

15. Contact

Les demandes relatives au présent Accord peuvent être adressées à [email protected].